Eine gute Meetingstruktur ist ein wichtiges Element im Arbeitsalltag und die Beschäftigung damit lohnt sich sehr. Hier erfahren Sie, wie Sie effektive Besprechungen strukturieren und für eine motivierende Arbeitsatmosphäre sorgen können.
Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags. Nicht immer werden sie als effizient wahrgenommen, manchmal sogar als langweilige und ineffektive Zeitfresser erlebt. Analysieren doch mal Ihre Meetingstruktur, hier sind einige Anregungen dazu:
Welches Meeting wird wirklich gebraucht?
Bevor Sie ein Meeting einberufen, fragen Sie sich, ob es wirklich notwendig ist. Könnten die Informationen auch per E-Mail, Zoom, oder in einem anderen Format geteilt werden? Wenn ein persönliches Treffen unumgänglich ist, klären Sie am besten um Voraus: den zeitlichen Rahmen, den Zweck und die Zielsetzung des Meeting. Eine klare Ausrichtung hilft, den Fokus zu bewahren und die Zeit effektiv zu nutzen.
Wie werden Ergebnisse gesichert?
Ein Meeting ist erfolgreich, wenn Ergebnisse festgehalten und nachverfolgt werden. Protokollieren Sie die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgabenverteilungen. Nutzen Sie digitale Tools oder klassische Methoden wie ein Whiteboard. Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer*innen Zugriff auf diese Informationen haben und klare Verantwortlichkeiten definiert sind.
Wer sollte anwesend sein?
Es muss nicht Jede*r dabei sein! Laden Sie nur diejenigen ein, die direkt betroffen sind und/oder wichtige Beiträge leisten können. Eine kleinere, fokussierte Gruppe arbeitet effizienter und kommt schneller zu Entscheidungen.
Wer muss NICHT anwesend sein?
Sie dürfen unnötige Teilnehmer*innen vermeiden. Personen, die keine direkte Rolle im Thema des Meetings spielen, sollten nicht eingeladen werden. Dies spart nicht nur deren Zeit, sondern sorgt auch für eine konzentriertere und produktivere Diskussionen.
Einfache Regel: Meetingthemen gehen alle Anwesenden etwas an!
Achten Sie darauf, dass die Themen, oder der Grund des Meetings alle Anwesenden betreffen. Wenn bestimmte Tagesordnungspunkte nur für einen Teil der Teilnehmer*innen relevant sind, können Sie Themenblöcke separat oder auch in kleineren Gruppen einplanen. So bleibt das Meeting für alle Beteiligten interessant und relevant.
Schweißt zusammen: High- und Lowlight der Woche
Gestalten Sie Ihre Meetings interessanter! Zum Beispiel könnten Sie regelmäßig die Highlights und Lowlights der Woche von den Teilnehmenden erläutern lassen. Jede*r teilt kurz seine größten Erfolge (Highlights) und Herausforderungen (Lowlights). Dies fördert den Austausch, schafft Verständnis für die Arbeit der Kollegen und kann wertvolle Erkenntnisse und Lösungen zutage bringen.
Nutzen Sie Feedbackmethoden
Sie können Ihre Meetings auch sehr gut dazu nutzen, um aktiv an einer wertschätzenden Arbeitsatmosphäre und positiven Teamkultur zu arbeiten. Dazu eigenen sich zum Beispiel regelmäßige Feedbackrunden, in denen Teammitglieder teilen, was sie an der Zusammenarbeit miteinander schätzen.
Fazit
Eine gut strukturierte Meetingkultur ist der Schlüssel zu einer guten Zusammenarbeit. Fragen Sie sich immer, ob das Meeting notwendig ist, sichern Sie Ergebnisse, wählen Sie die Teilnehmer*innen sorgfältig aus und sorgen Sie dafür, dass die Themen alle Anwesenden betreffen. Überlegen Sie, wie Sie das Teamgefühl stärken und eine positive Arbeitsatmosphäre fördern können. Die High- und Lowlights oder Feedbackrunden sind nur eine Methode unter vielen.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre Meetingkultur verbessern können, dann nehmen Sie doch einfach Kontakt zu mir auf. Ich berate Sie gerne.